Wij gaan voor uw administratiekantoor aan de slag
Nadat wij uw akkoord hebben ontvangen op de offerte, gaan wij zo spoedig mogelijk voor u aan de slag zodat uw administratiekantoor binnen korte termijn beschikt over goede algemene voorwaarden. Hieronder een korte omschrijving van de stappen die doorlopen worden bij het opstellen van de algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor.
Telefonisch bespreken van de algemene voorwaarden
Om ervoor te zorgen dat de algemene voorwaarden geheel aansluiten bij de werkwijze en diensten van uw administratiekantoor, worden de afspraken die u opgenomen wilt hebben in de algemene voorwaarden telefonisch met u besproken. Wij bereiden dat telefoongesprek goed voor, zodat wij de juiste vragen aan u stellen over uw administratiekantoor. Daarnaast adviseren wij u over de inhoud van uw algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor worden opgesteld
Zodra alle informatie over uw administratiekantoor is verkregen, kunnen wij starten met het opstellen van de algemene voorwaarden. De afspraken die telefonisch zijn besproken, worden verwerkt in de algemene voorwaarden. Bij het opstellen van de algemene voorwaarden wordt rekening gehouden met alle werkzaamheden die uw administratiekantoor uitvoert.
Garantie op opgeleverde algemene voorwaarden
Wij verlenen een kwaliteitsgarantie op de algemene voorwaarden die voor uw administratiekantoor zijn opgesteld. Kosteloos worden na de oplevering van de algemene voorwaarden door u gewenste wijzigingen doorgevoerd. De algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor zullen geheel naar uw wens zijn.
Wat staat er in algemene voorwaarden voor administratiekantoor?
De door ons opgestelde algemene voorwaarden zijn zeer uitgebreid. De exacte inhoud van de algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor hangt af van meerdere factoren, zoals het soort klanten, de verschillende soorten diensten die worden verleend, of wordt gewerkt met abonnementsvormen en de afspraken die met klanten worden gemaakt. Indien uw administratiekantoor zowel werkzaamheden uitvoert voor zakelijke klanten als voor particuliere klanten, dan wordt de inhoud van de algemene voorwaarden daarop afgestemd.
Hieronder worden bepaalde onderwerpen in de algemene voorwaarden voor een administratiekantoor uitgelicht.
Schades waarvoor het administratiekantoor niet aansprakelijk is
Een administratiekantoor heeft de plicht om de administratie werkzaamheden met zorg uit te voeren. Dit neemt niet weg dat in de algemene voorwaarden de nodige aansprakelijkheidsbeperkingen worden opgenomen. Het artikel in de algemene voorwaarden met de aansprakelijkheidsbeperkingen bevat schades die door de klanten niet kunnen worden verhaald op het administratiekantoor. Als uw administratiekantoor bepaalde verzekeringen heeft, dan wordt in de algemene voorwaarden een verwijzing gemaakt naar deze verzekeringen.
Verplichtingen van de klant
Een administratiekantoor kan de werkzaamheden niet uitvoeren zonder de medewerking van de klant. Om die reden worden duidelijk in de algemene voorwaarden omschreven welke verplichtingen en verantwoordelijkheden de klant heeft, zoals het tijdig verstrekken of toegankelijk maken van de administratie.
Overmacht
Het is mogelijk dat door een overmachtssituatie het administratiekantoor de werkzaamheden voor de klant (tijdelijk) niet kan uitvoeren. In de algemene voorwaarden staat welke situaties over overmacht aan de zijde van het administratiekantoor vallen. Daarnaast wordt opgenomen wat de consequenties zijn als er sprake is van overmacht.
Facturen en betaling
In de algemene voorwaarden voor een administratiekantoor staan de afspraken over de facturen die naar de klanten worden gestuurd, zoals wanneer de klant wordt gefactureerd, de wijze waarop de klant wordt gefactureerd en de betalingstermijn. De consequenties die verbonden zijn aan het door de klant niet op tijd betalen van de factuur zijn een groot onderdeel van het artikel met de facturatie- en betalingsafspraken.
Verwerking van persoonsgegevens, verwerkersovereenkomst en privacy verklaring
Een administratiekantoor verwerkt bijna altijd persoonsgegevens in opdracht van de klant. Als de salarisadministratie voor de klant wordt verzorgd, dan worden bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerkt van werknemers van de klant. In de algemene voorwaarden wordt opgenomen dat het administratiekantoor en de klant een verwerkersovereenkomst met elkaar aangaan waarin de afspraken staan i.v.m. de persoonsgegevens die het administratiekantoor als verwerker in opdracht van de klant verwerkt.
Verwerkersovereenkomst als hoofdstuk van de algemene voorwaarden
Het is ook mogelijk om, in plaats van een aparte verwerkersovereenkomst te ondertekenen, een apart hoofdstuk aan de algemene voorwaarden toe te voegen genaamd “De verwerkersovereenkomst”. Indien u wilt dat wij aan uw algemene voorwaarden een apart hoofdstuk toevoegen met de afspraken over het verwerken van persoonsgegevens, dan zorgen wij er uiteraard voor dat het hoofdstuk “De verwerkersovereenkomst” geheel voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
In algemene voorwaarden verwijzen naar privacy verklaring
Een administratiekantoor verwerkt, ten behoeve van zichzelf, als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens. Het gaat dan vooral om de verwerking van persoonsgegevens van (contactpersonen) van klanten, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en financiële gegevens. I.v.m. deze verwerking heeft het administratiekantoor informatieplichten die volgen uit de AVG. Deze informatieplichten staan in een privacy verklaring.
Meestal is een privacy verklaring op de website gepubliceerd. Als de privacy verklaring van uw administratiekantoor op de website is gepubliceerd, dan wordt in de algemene voorwaarden een verwijzing gemaakt naar deze privacy verklaring.
Controleren jullie ook algemene voorwaarden voor administratiekantoor?
Ja, naast het opstellen van algemene voorwaarden kunnen wij ook de huidige algemene voorwaarden van uw administratiekantoor controleren. Het laten uitvoeren van een dergelijke controle is gratis.
U kunt uw algemene voorwaarden voor de gratis check insturen via de e-mail of via de link Algemene voorwaarden controleren. Wij controleren of de algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor correct, volledig en in overeenstemming met de wet zijn.
Zie ook:
