Wat moet er in algemene voorwaarden staan?

De inhoud van de algemene voorwaarden voor een bedrijf is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de bedrijfsactiviteiten, het soort klanten (b2b, b2c of beide) en de afspraken die met klanten worden gemaakt. Hieronder een beknopte en algemene opsomming van bepalingen die meestal onderdeel uitmaken van algemene voorwaarden.

Indien gewenst, controleren wij gratis of de inhoud van uw algemene voorwaarden correct en volledig is. Ga naar Algemene voorwaarden controleren voor een kosteloze check op uw algemene voorwaarden.

Definities

Het is gebruikelijk in het eerste artikel van de algemene voorwaarden de definities op te nemen. Dit is een opsomming van de termen die in de algemene voorwaarden worden gebruikt met daarachter de uitleg. Deze gedefinieerde termen worden in de algemene voorwaarden vaak met een beginhoofdletter geschreven. Door definities in de algemene voorwaarden op te nemen is duidelijk wat precies met een bepaalde term wordt bedoeld.

Bij het controleren van algemene voorwaarden komen wij vaak tegen dat niet consequent de gedefinieerde termen in de algemene voorwaarden worden gebruikt. Het is van belang dat de definities in de algemene voorwaarden consequent worden gebruikt om verwarring te voorkomen.

Aanbod en offertes

In de algemene voorwaarden staat informatie over het aanbod en/of de offertes van de gebruiker van de algemene voorwaarden. Indien offertes gestuurd worden naar klanten, dan staat, voor zover van toepassing, de geldigheidsduur van de offerte in de algemene voorwaarden. Ook de vrijblijvendheid van het aanbod/de offerte staat in de algemene voorwaarden. Indien voor het uitbrengen van een offerte kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld bij een offerte voor (ver)bouwwerkzaamheden, dan staat dat ook in de algemene voorwaarden.

Totstandkoming van de overeenkomst

De wijze(n) waarop de overeenkomst tot stand komt, wordt vermeld in de algemene voorwaarden. Een overeenkomst kan op verschillende manieren tot stand komen, zoals online (het bestellen van een product bij een webshop), middels het accorderen van een aanbod/offerte of door het ondertekenen van een schriftelijke overeenkomst. Let op: De algemene voorwaarden dienen voor of bij de totstandkoming van de overeenkomst aan de klant kenbaar te worden gemaakt, zie ook Hoe verwijs ik naar algemene voorwaarden?

Annulering

Annuleringsvoorwaarden kunnen onderdeel uitmaken van de algemene voorwaarden. In de annuleringsvoorwaarden staat op welke wijze(n) de overeenkomst geannuleerd kan worden en wat de gevolgen zijn van de annulering van de overeenkomst. Ook de hoogte van de annuleringskosten of de wijze waarop de annuleringskosten worden berekend staat in de algemene voorwaarden. Voor meer informatie over annuleringskosten in algemene voorwaarden, zie Algemene voorwaarden en annuleringskosten.

Indien de klant een consument is en de overeenkomst op afstand tot stand komt, zoals bij een webshop, dan heeft de klant het recht de overeenkomst kosteloos te annuleren, tenzij er sprake is van één van de wettelijke uitzonderingen. Dit is het zogenaamde herroepingsrecht, zie ook Herroepingsrecht bij bestelling via webshop. Is het wettelijke herroepingsrecht van toepassing, dan dienen de afspraken over het herroepingsrecht verwerkt te worden in de algemene voorwaarden.

Uitvoering van de overeenkomst

De inhoud van de afspraken i.v.m. de uitvoering van de overeenkomst zijn zeer divers. Indien (advies)werkzaamheden worden uitgevoerd, dan wordt vaak in de algemene voorwaarden opgenomen dat de verbintenis van de gebruiker van de algemene voorwaarden een inspanningsverplichting is en niet een resultaatverplichting.

Indien bij de uitvoering van de overeenkomst (soms) derde partijen worden ingeschakeld, zoals een ingehuurde zzp’er, opdrachtnemer of onderaannemer, dan wordt in de algemene voorwaarden opgenomen dat de gebruiker van de algemene voorwaarden het recht heeft een derde partij in te schakelen.

Verplichtingen en verantwoordelijkheden van de klant

Een belangrijk onderdeel van de algemene voorwaarden zijn de verplichtingen en de verantwoordelijkheden van de klant. Wat deze zijn hangt af van de bedrijfsactiviteiten van de gebruiker van de algemene voorwaarden. Ook de gevolgen indien de klant zijn verplichtingen niet nakomt, worden in de algemene voorwaarden opgenomen.

(Op)levering

Indien producten of werkzaamheden worden (op)geleverd, dan staan de afspraken over de (op)levering in de algemene voorwaarden. Bij de (op)leveringsafspraken wordt bijvoorbeeld opgenomen wanneer het risico van het (op)geleverde overgaat naar de klant. De afspraken over transport- of verzendkosten maken onderdeel uit van het artikel over (op)levering.

Facturatie, betaling en incassokosten

In de algemene voorwaarden staat:

• Wanneer de klant wordt gefactureerd;
• De betalingstermijn;
• De gevolgen van niet tijdige betaling, zoals opschorting van de werkzaamheden of levering;
• De hoogte van de incassokosten. Indien de klant een consument is, dan worden de incassokosten overeenkomstig de Wet Incassokosten berekend.

Aansprakelijkheidsbeperkingen en verjaring

Een belangrijk onderdeel van de algemene voorwaarden zijn de aansprakelijkheidsbeperkingen, ook wel exoneratiebeding genoemd. Het artikel over de aansprakelijkheid betreft schades en omstandigheden waarvoor de gebruiker van de algemene voorwaarden niet aansprakelijk is. Beschikt de gebruiker van de algemene voorwaarden over een aansprakelijkheidsverzekering, dan kan in de algemene voorwaarden een verwijzing worden gemaakt naar deze aansprakelijkheidsverzekering.

Het verkorten van de wettelijke verjaringstermijn staat ook in het artikel over aansprakelijkheid. Dit is de termijn waarbinnen een rechtsvordering tot vergoeding van schade ingediend moet worden. Indien de klant een consument is, dan dient erop gelet te worden dat deze verkorte verjaringstermijn niet in strijd is met de zwarte lijst die is opgenomen in de wet.

Overmacht

In de algemene voorwaarden staat een opsomming van situaties die vallen onder overmacht. Indien er sprake is van overmacht, dan is de gebruiker van de algemene voorwaarden niet aansprakelijk voor enige schade die daaruit voortvloeit. Tevens staat in de algemene voorwaarden wat de overige gevolgen zijn van overmacht.

Opschorting en ontbinding

Situaties die de gebruiker van de algemene voorwaarden het recht geven om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of om de overeenkomst te ontbinden, maken vaak onderdeel uit van de algemene voorwaarden. Daarbij wordt ook omschreven wat de gevolgen zijn als de uitvoering van de overeenkomst wordt opgeschort of de overeenkomst wordt ontbonden.

Intellectuele eigendomsrechten

Indien werk in de zin van de Auteurswet voor de klant wordt vervaardigd of aan de klant ter beschikking wordt gesteld, zoals bij softwareontwikkeling, (grafisch) ontwerpwerkzaamheden, het maken van foto’s en video’s of het verlenen van softwarelicenties, dan staan in de algemene voorwaarden afspraken over de intellectuele eigendomsrechten op dit werk. Hierbij kan gedacht worden aan de gebruiksrechten die aan de klant worden verleend op het werk.

Klachtenafhandeling

Een bedrijf kan over een aparte klachtenprocedure beschikken, maar de klachtenafhandeling kan ook verwerkt worden in de algemene voorwaarden. De klachttermijn staat in de algemene voorwaarden. Indien er sprake is van een consumentenkoop, dan kan niet van de wettelijke klachttermijn worden afgeweken.

Toepasselijk recht en bevoegde rechter

In de algemene voorwaarden staat dat het Nederlands recht van toepassing is. Dit is vooral relevant als de gebruiker van de algemene voorwaarden internationaal zaken doet. Daarnaast wordt vermeld welke rechter bevoegd is geschillen tussen de partijen in behandeling te nemen.

Inhoud algemene voorwaarden per bedrijf anders

Aangezien de inhoud van algemene voorwaarden per bedrijf verschilt, is het mogelijk dat de bovengenoemde opsomming in uw geval niet volstaat en dat meer onderwerpen in uw algemene voorwaarden verwerkt dienen te worden of dat bepaalde onderwerpen uit de opsomming in uw geval niet van toepassing zijn. Indien u wilt weten welke onderwerpen voor uw algemene voorwaarden van belang zijn, dan neemt u contact op. Wij helpen u graag.

Leesbare en duidelijke algemene voorwaarden

De inhoud van de algemene voorwaarden dient zodanig te zijn, dat uw klanten de algemene voorwaarden goed kunnen lezen en begrijpen. Derhalve dient voor de algemene voorwaarden niet een te klein lettertype te worden gebruikt. Daarnaast dienen in de algemene voorwaarden geen juridische termen te worden gebruikt waarvan de betekenis niet algemeen bekend is.

Om de leesbaarheid van de algemene voorwaarden te bevorderen dient de volgorde van de algemene voorwaarden logisch te zijn, dus niet de bepaling “Totstandkoming van de overeenkomst” na de bepaling “Uitvoering van de overeenkomst”. Het nummeren van de artikelen in de algemene voorwaarden is van belang, zodat eenvoudig naar een ander artikel in de algemene voorwaarden verwezen kan worden.

Algemene voorwaarden voor uw bedrijf nodig?

Heeft u duidelijke algemene voorwaarden voor uw bedrijf nodig, dan vraagt u eenvoudig via de website een offerte aan voor het opstellen van uw algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden die wij opstellen zijn maatwerk. Dit betekent dat de inhoud van de algemene voorwaarden volledig wordt afgestemd op uw bedrijfsactiviteiten en handelswijze.

Voordat wij de algemene voorwaarden opstellen, wordt in een telefoongesprek de inhoud van de algemene voorwaarden met u besproken. Daarna worden de algemene voorwaarden opgesteld. Zie Algemene voorwaarden opstellen voor meer informatie over het laten opstellen van uw algemene voorwaarden.

Bedrijven en consumenten als klant

Zijn uw klanten zowel bedrijven als consumenten, dan dient bij het opstellen van algemene voorwaarden een onderscheid te worden gemaakt tussen de klant zijnde een bedrijf en de klant zijnde een consument. In de wet zijn namelijk dwingendrechtelijke bepalingen opgenomen, waarvan niet kan worden afgeweken als de klant een consument is. Zie voor meer informatie hierover Zwarte en grijze lijst algemene voorwaarden.